Massadigitalisering is monnikenwerk

Een blog door Edwin Klijn

Sinds 2012 beschikken we over de Metamorfoze Preservation Imaging Guidelines 1.0. De grote scanbedrijven in Nederland kennen deze richtlijnen. Sommigen hebben inmiddels hun productieproces of delen daarvan hierop aangepast. Ook de apparatuur is veel beter geworden. Hoewel je altijd wel in zekere zin overgeleverd bent aan de professionaliteit van de scanoperator. Geen enkele richtlijn kan op tegen een slordige werknemer bij het digitaliseringsbedrijf.

Van kast tot kast

Maar digitaal beschikbaar en bruikbaar maken gaat verder dan alleen scannen. In het project TRIADO werken wij aan een workflow ‘van kast tot kast’. Ofwel, hoe transformeer je zo efficiënt mogelijk circa vier strekkende kilometer grotendeels getypt papier - tot een digitaal ‘bruikbaar’ archief voor onderzoekers en andere geïnteresseerden? Dat is een geweldig uitdagende puzzel. Want elke actie die je verzint, heeft consequenties in termen van werk en dus geld en tijd. Het gaat immers over ongeveer 28 miljoen afzonderlijke bladzijden. 

Een ander punt dat nog wel eens vergeten wordt, is de impact van massadigitalisering op de organisatie. De zwakste schakel in de keten van digitalisering en beschikbaarstelling bepaalt de snelheid waarmee het materiaal gebruikt kan worden. Je kunt gigantische hoeveelheden per maand digitaliseren, maar als alles vervolgens in een lange wachtrij moet worden gezet om het online te presenteren, heb je een probleem. Massadigitalisering vergt veel van de digitale huishouding van een instelling. En dan heb ik het nog niet over de vaak kostbare onderneming om alles op lange termijn in de lucht te houden.

Digitaliseringsfabrieken

Massadigitalisering is niet nieuw. In Nederland kennen we bijvoorbeeld Naturalis (zie de video hieronder), het Historische Krantenproject van de KBBeelden voor de Toekomst, en DTR van het Nationaal Archief. In het buitenland heb je gespecialiseerde ‘digitaliseringsfabrieken’ in Mo i Rana (Nationale Bibliotheek van Noorwegen), Fransta (Nationale Bibliotheek en Nationaal Archief van Zweden) en Mikkeli (Nationale Bibliotheek) van Finland. Het lijkt erop dat het ‘industrieel’ digitaliseren (zie rapport Stadsarchief Amsterdam) van erfgoedcollecties vooral een ‘Nordic’-onderneming is. Ik zie eindeloze bossen, bevroren meren, verdwaalde moose en te midden van dit alles de rokende schoorstenen van de digitaliseringsfabrieken! 

headerbeeld
Het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (NA) van papieren dossiers naar digitale data
datum
Tekst, Afbeelding, Video